6.Các dạng câu hỏi trong kỳ thi PMP:
Nhiều câu hỏi tình huống, nhiều câu mơ hồ và dài dòng, nhiều câu dường như có hơn một đáp án đúng…. Chuẩn bị các câu hỏi dạng sau đây bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian khi làm bài thi.
Dạng 1 – câu hỏi tình huống: những câu hỏi dạng này yêu cầu bạn phải biết kết hợp kinh nghiệm thực tế và kiến thức.
Dạng 2 – câu hỏi có nhiều đáp án đúng: câu hỏi với hai, ba thậm chí bốn đáp án đều đúng rất khó chịu . Nếu có câu hỏi dạng này bạn phải luôn chú ý chữ “
First thing to do” , “
Best thing to do”. Nghĩa là trong các phương án đúng thì bạn phải chọn phương án nào
đầu tiên hay phương án nào
tốt nhất.
Ví dụ cho câu hỏi dạng 1 và 2 là:
Question: You receive notification that major item you are purschasing for a project will be delayed. What is the BEST thing to do ?
A.Ignore it; it will go away.
B. Notify your boss.
C. Let the customer know about it, and talk over option.
D.Meet with the team and identify alternative.
Câu trả lời đúng là D
Dạng 3 – câu hỏi “thiếu” thông tin : thông tin không được thể hiện trực tiếp trong câu hỏi mà phải suy luận.
Ví dụ: Experience shows that each time you double the production of the doors, unit cost decrease by 10 percent. Base on this, the company determines that production of 2.000 doors should cost 18.000$. this case illustrates:
A.Learning cycle.
B.Law of diminishing return.
C.80/20 rule
D.Parametric cost estimate.
Câu trả lời đúng là D, nghĩa là ước tính chi phí theo tham số. Khó hình dung phải không bạn? nhưng nếu thêm thông tin in nghiêng như sau có lẽ dễ dàng trả lời hơn :
Producttion of 1.000 doors cost 10.0000$. Experience shows that each time you double the production of the door, unit cost decrease by 10 percent. Base on this, the company determines that production of 2.000 doors should cost 18.000$. this case illustrates:
Dạng 4 – câu hỏi có “thừa” thông tin : có những thông tin trong câu hỏi không sử dụng.
Ví dụ: cũng nội dung như câu hỏi dạng 3 nhưng đề bài thêm một đoạn thông tin được in nghiêng như bên dưới, những thông tin này không phục vụ cho việc trả lời câu hỏi.
Your company is a major manufacture of doors and has received numerous awards for quality. As the head of the manufacturing department, you have 230 people reporting to you on 23 different projects. Experience shows that each time you double the production of the door, unit cost decrease by 10 percent. Base on this, the company determines that production of 2.000 doors should cost 18.000$. this case illustrates:
Dạng 5 – câu hỏi phải hiểu thuật ngữ:
Ví dụ:
Question: the ongoing definition of a project as more information becomes available to the team is called:
- Scope verification.
- Strategic planning.
- Progressive elaboration.
- Quantitative elaboration.
Câu trả lời đúng là C
Dạng 6 – câu hỏi mang tính tổng hợp, phải hiểu thuật ngữ, hiểu tiến trình
Question: the process of decomposing deliverable into smaller, more manageable components is complete when:
- Project justification has been established
- Change requests have occurred
- Cost estimates can be developed for each work element
- Each work element is found in the WBS dictionary.
Câu trả lời đúng là C, để trả lời câu hỏi này bạn phải hiểu thuật ngữ và khái niệm như decomposing, deliverable,… và phải hiểu tiến trình quản trị dự án. Nếu chỉ nhớ các khái niệm thì chưa đủ.
Dạng 7- câu hỏi dùng “cách nhìn mới” để nói một “đề tài cũ”: trong nhiều trường hợp bạn hiểu vấn đề nhưng khi dùng từ ngữ khác thì bạn lại không nhận ra. Ví dụ:
Question: in a matrix organization, information dissemination is MOST likely to be effective when:
- Information flows both horizontally and vertically
- The communication flows are kept simple.
- There is an inherent logic in the type of matrix chosen.
- Project manager and functional managers socialize
Câu trả lời đúng là A
Dạng 8- câu hỏi liệt kê nhiều mục trong mỗi lựa chọn:
Ví dụ:
The seller on the project has presented the project manager with a formal notification that the seller has been damaged by the buyer’s activites. The seller claims that the buyer’s slow response to sending the seller approvals has delayed the project, and has caused the seller unexpected expense. The FIRST things the project manager should do are:
A.Collect all revelant data, send the data to the company attorney, and consult with the attorney about legal actions.
B.Review the contract for specific agreed-upon terms that relate to the issue, see if there is a clear response, and consult an attorney if need.
C.Review the statement of work for requirements, send a receipt of claim response, and meet to resolve the issue without resorting to legal action if possible.
D.Hold a meeting with the team to review why the acceptances have been late, make a list of the specific reasons, and correct those reasons.
Câu trả lời đúng là B
Dạng 9- câu hỏi thể hiện dòng công việc hay tiến trình xử lý tình huống:
Ví dụ:
Question: when managing a project, which of the following is the BEST order to deal with problems that arise?
A.Go to the team, go to the management, go to resource manager.
B.Go to the resource manager, go to management, go to the customer.
C.Hadle it yourself, go to the customer, go to management.
D.Resolve problems with resources you control go to the resource manager, go to the customer.
Câu trả lời đúng là D
Dạng 10 – câu hỏi dùng cụm từ dài dòng hay “chơi chữ”: thay vì nói
“the project is behind scheduled”, bài thi có thể dùng những cụm từ dài dòng hơn như
“the project float was zero and has recently gone to negative 2”. Hoặc thay vì nói
“the team is not reporting properly” bài thi có thể dùng cụm từ
“the team has lost sigh of the communications management plan”. Đối với người Việt Nam đây là một trở ngại lớn, thậm chí những người dùng tiếng Anh như tiếng mẹ đẻ cũng gặp khó khăn với câu hỏi dạng này. Do đó bạn phải dành thời gian luyện tập những câu dài dòng trước khi thi.
7.Tài liệu và công cụ luyện thi PMP:
- Nếu bạn muốn luyện thi PMP trước hết hãy tìm những diễn đàn, những tài liệu bằng tiếng Việt để đọc trước nhằm nắm nhanh một số khái niệm. Lưu ý là quản trị dự án theo chuẩn PMI khác xa với các môn học quản trị dự án dạy ở các trường Đại học Việt nam.
- Tiếp theo bạn sẽ đọc tài liệu bằng tiếng Anh gồm sách PMBok 4, sách của Rita (phiên bản mới nhất là Rita 7), và Headfisrt. Có một bí quyết nếu bạn đọc lần đầu không hiểu là bình thường (!), bạn đọc lại lần hai, lần ba sẽ hiểu rõ hơn.
- Luyện thi bằng phần mềm Rita Fasttrack 7, đây chỉ là phần mềm luyện thi, trong quá trình làm bạn phải hiểu và phân tích được câu hỏi. Khi thi sẽ không có câu nào giống như trong phần mềm nên bạn phải thực sự hiểu thì mới trả lời đúng, đừng học theo kiểu “nhồi sọ”, kiểu nhớ câu trả lời,..
- Ngoài ra bạn cũng phải nhớ là đănng ký học 1 khoá do R.E.P (Register Education Provider) của PMI tổ chức để đảm bảo đủ số giờ được đào tạo.
8.Tư duy để đậu kỳ thi PMP:
Suy nghĩ chung khi học và luyện thi:
- Suy nghĩ lớn: Project manager (
PM) phải luôn nghĩa rằng đang quản trị một dự án lớn với ít nhất vài trăm người, đa quốc gia, đa văn hoá, kéo dài cả năm, ngân sách 10 triệu USD trở lên.
- PM luôn đặt lợi ích của dự án lên trên lợi ích cá nhân.
- PM có các quyền được mô tả trong sách PMBOK 4 và thực hiện chúng trong công việc quản trị dự án thực tế.
- PM được phân công trong giai đoạn khởi động dự án, PM không nên tham gia trễ.
- PM là người rất hiểu các qui trình quản trị dự án.
- Tổ chức (công ty) luôn có quy trình chọn lựa dự án và luôn chọn những dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty.
- PM luôn hiểu tại sao dự án mình phụ trách lại được lãnh đạo công ty chọn lựa và luôn bám sát các mục tiêu trong quá trình hoạch định và quản trị.
-PM phải dành thời gian hoạch định, quản lý, đánh giá và theo dõi/giám sát phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro, nguồn lực và sự thoả mãn của khách hàng.
- Tổ chức (công ty) có phòng quản trị dự án (PMO), nhiệm vụ của phòng này là quan trọng, nó xác định các trách nhiệm liên quan đến dự án xuyên suốt tổ chức.
- Tổ chức (công ty) có chính sách quản trị dự án, PM áp dụng những chính sách này vào việc quản lý dự án. Những chính sách này có thể bao gồm phương pháp luận về quản trị dự án, các thủ tục về quản trị rủi ro, quản trị chất lượng.
- Tổ chức (công ty) có hệ thống lưu trữ tất cả tài liệu của các dự án trước đó bao gồm gói công việc, chi phí cho các gói công việc, những rủi ro gặp phải. PM có thể dùng những thông tin của các dự án trong quá khứ để hoạch định cho dự án hiện tại. Trong khi quản trị dự án, PM cần bổ sung cập nhật các thông tin của dự án hiện tại để dùng cho các dự án tương lai.
-PM làm việc trong một môi trường có sẵn các hệ thống và văn hoá công ty (Enterprise environmental factor).
- Mỗi dự án đầu có “Project charter” phê duyệt vai trò, trách nhiệm của PM.
- Cây phân rã công việc (Work breakdown structure –WBS) công việc được dùng trong mọi dự án.
- kế hoạch quản trị dự án không phải là bar chart (kiểu như làm 1 file MS Project đơn giản), nó là một kế hoạch được làm công phu nghiêm túc. PM phải biết những gì cần có trong một kế hoạch quản trị dự án thức tế.
- PM tạo và lưu giữ các tài liệu khác liên quan đến dự án, những tại liệu này nhằm hỗ trợ cho việc hoạch định, quản trị, giám sát dự án.
- Những người liên quan khác có thể tham gia vào dự án. Những nhu cầu của họ cần được tham khảo trong quá trình hoạch định cũng như trong việc quản trị truyền thông. Nó góp phần trong việc xác định và quản trị rủi ro.
-PMI không đồng ý hoàn thành công việc vượt yêu cầu (Gold plating)
- đa số dự án được quản trị trong môi trường ma trận nên các kiến thức liên quan đến tạo động lực làm việc và giải quyết xung đột được đề cập trong kỳ thi.
- PM có trách nhiệm nghề nghiệp, sử dụng đúng đắn các công cụ và qui trình quản trị dự án. ( dùng chùa phần mềm quản trị dự án là vi phạm đạo đức nghề nghiệp J )
Suy nghĩ về hoạch định dự án:
- Hoạch định rất quan trọng, tất cả các dự án phải được hoạch định trước khi thực hiện.
- PM hoạch định với sự tham gia của nhóm và những người liên quan, PM không nên tự làm theo ý chủ quan của mình.
- Hoạch định sẽ quyết định dùng những qui trình nào của PMBOK và làm thế nào điều chỉnh chúng cho phù hợp với dự án.
- Tài liệu thể hiện làm thế nào để lên kế hoạch, quản trị, giám sát các lĩnh vực dự án gọi là management plans
- Nếu có thể, tất cả các yêu cầu công việc, tất cả những người liên quan phải được xác định trước khi công việc bắt đầu.
- PM xác định tiêu chuẩn để đo chất lượng.
- PM phải có kế hoạch cho qui trình liên tục cải tiến
- PM phải tạo hệ thống khen thưởng để tạo động lực cho nhân viên và những người liên quan.
- Tất cả vai trò và trách nhiệm được lập thành tài liệu và phân công đến từng cá nhân.
- PM phải có cái nhìn bao quát các rủi ro của dự án.
- Những người liên quan cũng như các nhân viên được phân công nhận diện/xác định rủi ro và cũng được phân công quản trị rủi ro.
- PM luôn nhận thức rằng quản trị rủi ro sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Dự toán chi phí và và thời gian không thể hoàn tất nếu không hoàn thành quản trị rủi ro.
- PM đánh giá thời gian kết thúc dự án với các rang buộc và mục tiêu. PM bàn bạc với ban lãnh đạo để giải quyết các vấn đề khác biệt trước khi bắt đầu công việc. PM phải nhận biết lịch biểu không khả thi sẽ dẫn đến dự án thất bại.
- PM hoạch định khi nào và làm thế nào để đo kết quả dựa trên kế hoạch quản trị dự án. Nhưng PM cũng có những cách đo lường khác.
- Kế hoạch quản trị dự án phải khả thi và mọi người tin tưởng rằng sẽ đạt được.
- Thuật ngữ “Kickoff meeting” trong kỳ thi có thể khác với bạn nghĩ.
Suy nghĩ về thực hiện dự án:
- Dự án được quản trị theo kế hoạch
- PM đo lường dựa trên kế hoạch quản trị dự án để xác định tình trạng thực hiện xuyên suốt dự án.
- Dự án có thể được ước lượng lại trong suốt quá trình thực hiện để đảm bảo thời gian và chi phí.
- Những chậm trễ phải điều chỉnh những việc tương lai thay vì kéo dài thời gian dự án.
- PM có thể nói “không” nếu cần thiết.
- PM phải có cái nhìn bao quát, một thay đổi về phạm vi công việc có thể tác động đến thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro, nguồn lực và sự hài lòng của khách hàng. PM phải có đủ dữ liệu để phân tích các tác động.
- PM phải nhận thức rằng, không phải tất cả mọi người đều hiểu như nhau về dự án. PM phải thường xuyên xem xét để biết những gì đang diễn ra và có hành động phù hợp.
- PM hiểu và coi trọng các tài nguyên, nhân lực của dự án.
- PM dành thời gian cho các hoạt động xây dựng nhóm.
- PM phải chủ động nhìn thấy sớm các vấn đề, các thay đổi có thể xảy ra và có cách phòng ngừa.
- PM dành thời gian phòng ngừa và giải quyết vấn đề.
- Hầu hết các vấn đề xảy ra đã có kế hoạch giải quyết trong quản trị rủi ro.
- Rủi ro là chủ đề thảo luận chính trong các cuộc họp nhóm.
- Họp nhóm không chú trọng vào báo cáo trạng thái của dự án, trạng thái dự án có thể nắm được bằng nhiều phượng tiện khác.
- Tất cả những thay đổi phải tuân thủ quy trình quản trị thay đổi điều khiển thay đổi tích hợp.
- PM phải chắc chắn rằng chính sách của tổ chức phù hợp với dự án.
- PM đóng góp vào việc xây dựng các tiêu chuẩn, chính sách, qui trình cho tổ chức. những đóng góp này được ban lãnh đạo đánh giá cao.
- Chất lượng cần phải được xem xét khí có bất cứ thay đổi thành phần nào trong dự án.
- Chất lượng phải được kiểm tra trước khi các hoạt động hay các gói công việc hoàn tất.
- PM làm việc chặt chẽ với phòng quản lý chất lượng.
- PM chủ động tham gia vào quá trình mua hàng và hỗ trợ việc quản trị mua hàng.
- PM hiểu ngôn ngữ/thuật ngữ của hợp đồng.
Suy nghĩ khi kết thúc dự án:
- PM lưu trữ tất cả các thông tin về dự án.
- Không có dự án nào hoàn thành nếu không có biên bản nghiệm thu tổng thể từ khách hàng.
- Tất cả các dự án sẽ có một báo cáo cuối cùng thể hiện các mục tiêu của dự án đã hoàn tất.
Bạn hãy suy nghĩ xem việc quản trị dự án hàng ngày bạn có làm như trên không ? có mục nào bạn không đồng ý ? có mục nào bạn không hiểu ? hãy đọc lại và thay đổi tư duy để vượt qua kỳ thi.
