KPI (Key Performance Indicator) được hiểu là chỉ số đo lường hiệu quả công việc. Nó là một hệ thống bao gồm các mục tiêu tương ứng với các chức danh trong một tổ chức và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân. Kèm với nó là hệ thống các chỉ tiêu đánh giá người giữ vị trí, chức năng đó có hoàn thiện mục tiêu đề ra hay không; và có thể có hệ thống mức thưởng, phạt tương ứng với hiệu suất đánh giá được. Mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống KPI riêng biệt, ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product, …) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs, …). Vì lẽ đó, KPI vừa mang tính nguyên tắc lại vừa đa dạng, linh hoạt.
Tuy nhiên không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo. Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,...là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm trí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn, vì vậy không áp dụng được KPI. Trong những trường hợp này OKR là lựa chọn hoàn hảo, ngày càng nhiều công ty ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như Intel, Google, LinkedIn, Deloitte,.... OKR là phương thức cải tiến của quản lý theo mục tiêu, nó là một thành phần của Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của quy trình Quản trị hiệu suất và áp dụng cho các các công ty ứng dụng Quản trị nhanh gọn. OKRs (Objectives and Key results) là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp định lượng và tạo ra những Kết quả then chốt (key results) cụ thể nhằm hiện thực hóa Mục tiêu (Objectives) trong một thời hạn nhất định, thường là theo quý. Tất cả những Mục tiêu và Kết quả then chốt đều được công khai minh bạch trong toàn thể công ty.
OKR (Objectives and Key Results) là một phương thức quản lý biến thể của Quản lý theo mục tiêu, được sinh ra và áp dụng lần đầu tiên bởi Andy Grove tại Intel vào cuối những năm 1970, hiện OKR đang được áp dụng rộng rãi tại các công ty công nghệ như Google, Zynga, Twitter, LinkedIn, mục đích chính của nó là kết nối tổ chức, bộ phận và cá nhân để đảm bảo tất cả mọi thành viên tổ chức đi theo đúng hướng đã đề ra. OKR có các đặc trưng cơ bản sau:
- Hệ thống mục tiêu có chu kỳ ngắn, ví dụ như Google thiết lập là hàng quý.
- Hệ thống mục tiêu có tính liên kết và phân cấp từ công ty, sau đó chuyển xuống các bộ phận, các nhóm và cuối cùng là từng cá nhân.
- Mục tiêu trong doanh nghiệp (được gọi là Objectives - Chính là chữ O trong OKR) được cụ thể hóa bằng các kết quả then chốt (Key Results - KR), ví dụ mục tiêu “Tăng lượng truy cập vào web site”, qua nghiên cứu cho thấy có thể đạt được bằng hai kết quả then chốt:
+ Cải thiện xử lý lỗi 404 (Lỗi truy cập vào trang không tồn tại).
+ Ra mắt 3 chức năng mới trên web site để thu hút thêm người sử dụng, kéo dài thời gian họ ở trên site, đồng thời đo lường được kết quả.
Trong hệ thống OKR, mỗi cá nhân thông thường chỉ nên có tối đa 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu không nên có quá 4 kết quả then chốt để mọi người tập trung đạt được các kết quả trọng yếu, tránh dàn trải. Khái niệm KR (trong OKR) tương đối giống với KPI do cùng được dùng để đo lường kết quả, khác biệt với KPI ở các điểm sau:
- Đều được đo bằng số, tuy nhiên kết quả then chốt trong KR thường là tham vọng mà bạn mong muốn đạt được, KR là cầu nối giữa tham vọng và thực tế. Trong khi đó KPI được dùng để đo lường chính xác kết quả của đầu ra hay trong một công đoạn của quy trình.
- KPI thường là số liệu chính xác tuyệt đối, chẳng hạn như doanh số, điểm số mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi, tỷ lệ thời gian dừng sản xuất, chất lượng khách hàng tiềm năng do marketing mang về,..... Trong khi đó kết quả then chốt (KR) có thể không dễ đo lường chính xác, chẳng hạn như trong KR ở trên “Cải thiện xử lý lỗi 404” đòi hỏi phải có định nghĩa kết quả thế nào là xuất sắc, tốt, khá, trung bình, kém,.... những định nghĩa đó đôi khi có tính chủ quan.
- KPI thường cố định, ít thay đổi trong thời gian dài (Ví dụ doanh số được đo hàng tháng liên tục cho từng nhân viên kinh doanh trong cả năm, các năm tiếp theo chỉ số này vẫn được sử dụng), KR có thể tồn tại trong ngắn hạn, thậm trí chỉ xuất hiện một lần duy nhất, ví dụ “Cải thiện xử lý lỗi 404” có thể chỉ tồn tại trong 1 quý, sau khi lỗi 404 được xử lý dứt điểm, KR đó không còn tồn tại trong kế hoạch của các chu kỳ tiếp theo.
Chính vì sự khác nhau ở trên, OKR hay được áp dụng trong các vị trí sáng tạo (ví dụ như vị trí lập trình tại các công ty công nghệ), KPI thường được áp dụng trong các vị trí truyền thống, ví dụ như bán hàng, sản xuất. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp vừa áp dụng KR, vừa áp dụng KPI; chẳng hạn OKR áp dụng tại các vị trí sáng tạo, không dễ đo lường chính xác, KPI áp dụng cho các vị trí truyền thống; thậm trí ở một số vị trí, việc đo lường được thực hiện bằng cả KR lẫn KPI.
OKR và KPI đều là công cụ của Quản trị hiệu suất, tuy nhiên OKR thường gắn liền với Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của Quản trị hiệu suất truyền thống. OKRs và KPIs đều là biến thể của phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu MBO. Do đó, tùy theo yêu cầu doanh nghiệp mà các nhà quản trị nên lựa chọn cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Đặc điểm khác biệt dễ nhận biết giữa KPI và OKR như sau: KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi, lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, đo lường được theo kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ.
Tuy nhiên không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo. Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,...là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm trí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn, vì vậy không áp dụng được KPI. Trong những trường hợp này OKR là lựa chọn hoàn hảo, ngày càng nhiều công ty ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như Intel, Google, LinkedIn, Deloitte,.... OKR là phương thức cải tiến của quản lý theo mục tiêu, nó là một thành phần của Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của quy trình Quản trị hiệu suất và áp dụng cho các các công ty ứng dụng Quản trị nhanh gọn. OKRs (Objectives and Key results) là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp định lượng và tạo ra những Kết quả then chốt (key results) cụ thể nhằm hiện thực hóa Mục tiêu (Objectives) trong một thời hạn nhất định, thường là theo quý. Tất cả những Mục tiêu và Kết quả then chốt đều được công khai minh bạch trong toàn thể công ty.
OKR (Objectives and Key Results) là một phương thức quản lý biến thể của Quản lý theo mục tiêu, được sinh ra và áp dụng lần đầu tiên bởi Andy Grove tại Intel vào cuối những năm 1970, hiện OKR đang được áp dụng rộng rãi tại các công ty công nghệ như Google, Zynga, Twitter, LinkedIn, mục đích chính của nó là kết nối tổ chức, bộ phận và cá nhân để đảm bảo tất cả mọi thành viên tổ chức đi theo đúng hướng đã đề ra. OKR có các đặc trưng cơ bản sau:
- Hệ thống mục tiêu có chu kỳ ngắn, ví dụ như Google thiết lập là hàng quý.
- Hệ thống mục tiêu có tính liên kết và phân cấp từ công ty, sau đó chuyển xuống các bộ phận, các nhóm và cuối cùng là từng cá nhân.
- Mục tiêu trong doanh nghiệp (được gọi là Objectives - Chính là chữ O trong OKR) được cụ thể hóa bằng các kết quả then chốt (Key Results - KR), ví dụ mục tiêu “Tăng lượng truy cập vào web site”, qua nghiên cứu cho thấy có thể đạt được bằng hai kết quả then chốt:
+ Cải thiện xử lý lỗi 404 (Lỗi truy cập vào trang không tồn tại).
+ Ra mắt 3 chức năng mới trên web site để thu hút thêm người sử dụng, kéo dài thời gian họ ở trên site, đồng thời đo lường được kết quả.
Trong hệ thống OKR, mỗi cá nhân thông thường chỉ nên có tối đa 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu không nên có quá 4 kết quả then chốt để mọi người tập trung đạt được các kết quả trọng yếu, tránh dàn trải. Khái niệm KR (trong OKR) tương đối giống với KPI do cùng được dùng để đo lường kết quả, khác biệt với KPI ở các điểm sau:
- Đều được đo bằng số, tuy nhiên kết quả then chốt trong KR thường là tham vọng mà bạn mong muốn đạt được, KR là cầu nối giữa tham vọng và thực tế. Trong khi đó KPI được dùng để đo lường chính xác kết quả của đầu ra hay trong một công đoạn của quy trình.
- KPI thường là số liệu chính xác tuyệt đối, chẳng hạn như doanh số, điểm số mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi, tỷ lệ thời gian dừng sản xuất, chất lượng khách hàng tiềm năng do marketing mang về,..... Trong khi đó kết quả then chốt (KR) có thể không dễ đo lường chính xác, chẳng hạn như trong KR ở trên “Cải thiện xử lý lỗi 404” đòi hỏi phải có định nghĩa kết quả thế nào là xuất sắc, tốt, khá, trung bình, kém,.... những định nghĩa đó đôi khi có tính chủ quan.
- KPI thường cố định, ít thay đổi trong thời gian dài (Ví dụ doanh số được đo hàng tháng liên tục cho từng nhân viên kinh doanh trong cả năm, các năm tiếp theo chỉ số này vẫn được sử dụng), KR có thể tồn tại trong ngắn hạn, thậm trí chỉ xuất hiện một lần duy nhất, ví dụ “Cải thiện xử lý lỗi 404” có thể chỉ tồn tại trong 1 quý, sau khi lỗi 404 được xử lý dứt điểm, KR đó không còn tồn tại trong kế hoạch của các chu kỳ tiếp theo.
Chính vì sự khác nhau ở trên, OKR hay được áp dụng trong các vị trí sáng tạo (ví dụ như vị trí lập trình tại các công ty công nghệ), KPI thường được áp dụng trong các vị trí truyền thống, ví dụ như bán hàng, sản xuất. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp vừa áp dụng KR, vừa áp dụng KPI; chẳng hạn OKR áp dụng tại các vị trí sáng tạo, không dễ đo lường chính xác, KPI áp dụng cho các vị trí truyền thống; thậm trí ở một số vị trí, việc đo lường được thực hiện bằng cả KR lẫn KPI.
OKR và KPI đều là công cụ của Quản trị hiệu suất, tuy nhiên OKR thường gắn liền với Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của Quản trị hiệu suất truyền thống. OKRs và KPIs đều là biến thể của phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu MBO. Do đó, tùy theo yêu cầu doanh nghiệp mà các nhà quản trị nên lựa chọn cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Đặc điểm khác biệt dễ nhận biết giữa KPI và OKR như sau: KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi, lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, đo lường được theo kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ.
