Chuyện họp để hành

[DungCivilIndustrial]

Biết là hội họp là công việc thường xuyên và quan trọng trong công tác sản xuất, kinh doanh, quản lý, điều hành của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, là công cụ cực kỳ quan trọng để điều hành dự án hiệu quả, là những yếu tố thực sự rất quan trọng để hoàn thành công việc.

Tuy nhiên nhận thấy hầu hết những cuộc họp cứ thế đến và kết thúc và chúng ta chấp nhận chúng như một phần của công việc, nhận thấy rất nhiều cuộc họp đáng ra không cần họp, không những lãng phí thời gian và tiền bạc, mà còn gây khá nhiều ức chế tới những người phải tham gia họp hành, những cuộc họp mà chuyện không đạt được kết quả là chuyện đoán trước hoặc thậm chí khiến mọi chuyện tệ hơn, nhưng vẫn tổ chức họp.

Nhiều lần nhận được thông báo họp, nghĩ rằng không biết người quyết định tổ chức cuộc họp liệu đã cố gắng xác định khi nào/như thế nào/liệu có cần thiết phải có một cuộc họp không

Ngày nào Ban TGĐ cũng họp hội ý với giải quyết công việc ở văn phòng ở công trường, từ thứ 2 đến chủ nhật, ngày nào cũng họp. TGĐ thì có thể họp trực tuyến bất kỳ chỗ nào, nhà riêng, nhà hàng, nhà bồ nhí, văn phòng trụ sở .... và trên xe hơi. Các PTGĐ người thì phải trực chiến tại văn phòng công ty hay chi nhánh kèm theo các bộ phận liên quan, các chỉ huy trưởng có thể bị dựng dậy vào lúc nửa đêm nếu TGĐ khó ở nên bọn kỹ thuật công trường cũng không thoát khỏi, nhiều thứ nói thẳng là chỉ cần một phút suy nghĩ là có thể đưa ra quyết định, nhưng cứ làm khổ nhân viên dưới quyền, chuyện không kịp ăn trưa là chuyện bình thường, chuyện ban đêm bị gọi điện thoại mới đáng nói. Mệt mỏi, nhưng biết sao giờ cái nghiệp nó khốn nạn vậy, ăn lương người ta thì phải múa thôi.

 

[ThietKeXayDungCaoTang]

Bọn tớ họp hằng ngày , thậm chí 1 ngày trực tuyến 2, 3 lần với các chủ đầu tư, rồi với nhà thầu thi công và TVGS đều như vắt chanh có sao đâu nhỉ ?

 

[DucDungSonLa]

Bọn tớ họp hằng ngày , thậm chí 1 ngày trực tuyến 2, 3 lần với các chủ đầu tư, rồi với nhà thầu thi công và TVGS đều như vắt chanh có sao đâu nhỉ ?

Các bác ngồi mâm trên nên cứ toàn chơi gợi ý xong tổng hợp để kết luận, đám lính lác như chúng em xoắn cả não mỗi lần họp hành, thời gian chuẩn bị tài liệu cho họp hành mất thời gian nhiều hơn thời gian làm việc.

Bên công ty của bác còn cái phòng kế hoạch dở hơi của mấy công ty nhà nước còn sót lại nữa không ? Một cái đám rảnh rỗi luôn nghĩ việc làm cho người khác nhưng không biết làm việc, nên cứ phải họp họp họp.

 

[CuongBacKan]

Bọn tớ họp hằng ngày , thậm chí 1 ngày trực tuyến 2, 3 lần với các chủ đầu tư, rồi với nhà thầu thi công và TVGS đều như vắt chanh có sao đâu nhỉ ?

Họp cho lắm vào, họp xong thì đội ngoài công trường nó cũng làm xong rồi ... trừ phi phải thay đổi thiết kế liên quan đến tiền bạc.

Bên công ty của bác còn cái phòng kế hoạch dở hơi của mấy công ty nhà nước còn sót lại nữa không ? Một cái đám rảnh rỗi luôn nghĩ việc làm cho người khác nhưng không biết làm việc, nên cứ phải họp họp họp.

Hình như cái độc đáo Phòng Kế Hoạch từ thời xa xưa còn sót lại ở ngành xây dựng, từ các Ban Quản Lý, đến các Công ty .... chứ giờ Google từ Á sang Âu làm gì có cái phòng này. Đọc xem giới thiệu chức năng của nó khá quan trọng, nhất là trong mấy lĩnh vực sản xuất, xây dựng nhưng ở thực tế thì khác.

Các BQL thì phòng kế hoạch là phòng chuyên làm hợp đồng và phụ trách đấu thầu thì thấy còn có việc để làm, chứ cái việc kế hoạch vốn thì phòng kế hoạch biết gì mà làm.

Ở các công ty là vô duyên nhất, vì lập kế hoạch là một việc rất cá nhân, được lập ra bởi người đứng đầu và từ đó mỗi cá nhân bên dưới sẽ chi tiết hoá việc thực hiện nó ở phần nhiệm vụ của mình. Đằng này thằng lập kế hoạch thì không làm, thằng làm thì không lập kế hoạch, từ trách nhiệm cá nhân trở thành trách nhiệm tập thể thì làm thế nào có hiệu quả.

 

[TaNgocAnh]

@DucDungSonLa với @CuongBacKan vui tính quá, giờ bên xây dựng, các công ty đã chuyển đổi bộ phận kế hoạch thành bộ phận Đấu thầu mua sắm và Quản lý hợp đồng, với các công việc, nếu bên thi công là:

1) Thực hiện chức năng: dự toán, đấu thầu, quản lý hợp đồng, kiểm soát chi phí.​

2) Lập dự toán, tổng mức đầu tư, phân chia các gói thầu​

3) Tổ chức đấu thầu, đánh giá lựa chọn nhà thầu​

4) Xây dựng & kiểm soát ngân sách, chỉ tiêu tất cả các giai đoạn của dự án​

5) Kiểm soát giá thành xây dựng đảm bảo không vượt quá kế hoạch chi phí xây dựng đã phê duyệt​

6) Tổ chức quản lý hợp đồng các dự án.​

7) Giám sát và theo dõi tiến độ của dự án, chịu trách nhiệm đo lường và định giá các phát sinh có thể xảy ra trong công việc ở hợp đồng để xử lý​

8) Tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ/sản phẩm của các nhà cung ứng nhằm đề xuất hướng xử lý hoặc xây dựng các giải pháp khắc phục các sự cố xảy ra.​

9) Xây dựng, cải tiến quy trình, quy định, chính sách về việc quản lý chi phí dự án, lập dự toán xây dựng, tổ chức đấu thầu, thanh quyết toán, …. đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước và đạt hiệu quả về mặt chi phí cho công ty.​

Còn chuyện họp hành tùy vào loại hình công việc, nếu là văn phòng công ty nhà thầu (tư vấn lẫn thi công) nếu chủ thích họp đó là loại chủ thuộc diện thích kiểm soát, đôi khi còn ngáo kiểm soát, ngáo quyền lực ... nếu pháp luật không cấm còn muốn kiểm soát đến quan hệ tình dục của nhân viên. Nhiều công ty lãnh đạo thích họp để thể hiện quyền lực là chính, như chửi, như giảng đạo, như lên lớp ... nhiều cuộc họp không có gì quan trọng, tự quyết trong ba phút cũng tụ tập đủ ban bệ để họp.

Tuy nhiên nếu ở trên công trường thì lại khác, mỗi ngày họp 3 đến 4 lần nhưng không dư thừa nhé, giải quyết các khúc mắc quản lý điều hành, đề phòng sự cố, xử lý sự cố hay tìm cách xử lý vấn đề ... Tất nhiên thì các nhà thầu phụ thường xuyên bức xúc, lo việc cho công nhân chưa xong mà thầu chính lại kêu réo họp ... vấn đề ở đây là thầu phụ không bố trí đủ người.

Quản lý dự án mà không họp thì không còn là quản lý dự án, mớ dự án - họp, đang chạy dự án thì họp 1 lần/tuần, nếu một người quản lý một lúc ba dự án thì ngày nào cũng phải họp là chuyện đương nhiên.

Vấn đề họp như thế nào để hiệu quả thì ... quá tầm

 

[xuantruong99]

có nhiều cuộc họp cũng chỉ đơn giản là để truyền đạt những mục tiêu KPI xuống cấp dưới, cam kết để thực hiện các chỉ tiêu đó