Phần mềm quản lý tiến độ giúp ích gì cho nhóm dự án của bạn?

[Sinicu]

Quản lý dự án là công việc đòi hỏi nhà quản trị phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức. Vì thế, để hỗ trợ các nhà quản lý thì người ta cho ra đời phần mềm quản lý tiến độ dự án. Vậy, phần mềm này giúp báo cáo nhanh như thế nào? Quy trình quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm ra sao?

Thế nào là phần mềm quản lý tiến độ dự án?​

Quản lý tiến độ dự án là việc giám sát, theo dõi các hoạt động để đảm bảo cho dự án đó hoàn thành đúng thời hạn. Bởi nếu dự án bị chậm trễ sẽ ảnh hưởng rất lớn tới các kế hoạch của doanh nghiệp và cũng gây tốn nhiều tài nguyên, chi phí hơn cho dự án.

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ nhà quản lý giám sát các hoạt động thông qua ứng dụng trên máy tính hoặc thiết bị di động. Ứng dụng này có thể làm được nhiều công việc như: lập kế hoạch, quản lý thời gian thực hiện mỗi công việc, báo cáo kết quả thực hiện, so sánh tiến độ thực tế so với kế hoạch,…

Thế nào là phần mềm quản lý tiến độ dự án?

Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp báo cáo nhanh như thế nào?​

Một trong những tính năng hữu ích của phần mềm quản lý tiến độ là giúp công việc báo cáo nhanh chóng hơn. Vậy, phần mềm này sẽ giảm thời gian báo cáo như thế nào?

Nếu như không có phần mềm, các công việc trong dự án cũng như thời gian thực hiện dự án sẽ được lưu trữ qua excel, word hay tài liệu giấy. Để chuẩn bị một báo cáo thì bạn phải tìm kiếm thông tin về tiến độ dự án trong thời gian khá lâu. Trong khi đó, nếu sử dụng phần mềm thì tiến độ dự án đã được cập nhật hết lên hệ thống rồi. Đôi khi, nhân viên chỉ cần cập nhật tiến độ thực hiện công việc lên hệ thống và nó sẽ tự động thông báo tới nhà quản trị. Vì thế, nhân viên không cần tốn nhiều thời gian để báo cáo nữa.

Trong trường hợp nhà quản trị muốn xem báo cáo tiến độ công việc từng tuần, từng tháng của các nhân viên hay phòng ban thì cũng chỉ cần một chút thời gian. Bởi phần mềm có lưu trữ tất cả và nhà quản lý chỉ cần tìm kiếm thì báo cáo sẽ hiện ngay ra trong vài giây.

Quy trình quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm​

Để quản lý tiến độ bằng phần mềm hiệu quả thì cần trải qua quy trình gồm các bước sau đây:

Bước 1: Xác định các nhiệm vụ cần làm trong dự án​

Trong một dự án cần phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ, công việc. Vì thế, trước khi xác định được thời gian thực hiện cho dự án thì chúng ta cần phải biết dự án đó cần làm những công việc nào. Nhà quản trị phải thiết lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm, sau đó sắp xếp công việc nào cần làm trước, công việc nào làm sau.

Bước 2: Xác định nguồn lực cần thiết​

Sau khi đã xác định và sắp xếp danh sách công việc cần làm, bước tiếp theo là xây dựng nguồn lực cần thiết cho từng công việc. Đó có thể là số lượng nhân lực cần thiết, nguồn tài chính, các thiết bị cần thiết, nguyên vật liệu,…

Bước 3: Xác định thời gian cần thiết cho từng công việc​

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm. Nhà quản trị cần phải xác định được thời gian cần để thực hiện từng công việc. Sau đó tính toán xem tổng thời gian có phù hợp với tiến độ trong kế hoạch hay không. Nếu vượt quá tiến độ, nhà quản trị cần xem xét xác định lại. Nhà quản trị cũng có thể xem các dự án tương tự hay tham khảo ý kiến chuyên gia để xác định thời gian phù hợp nhất cho từng công việc.

Bước 4: Theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện công việc​

Bước cuối cùng trong quy trình là theo dõi và quản lý sát sao tiến độ thực hiện dự án. Từ đó đảm bảo các công việc được thực hiện đúng thời hạn.

Tiêu chí để lựa chọn phần mềm phù hợp​

• Lựa chọn phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng để quản lý dự án. Ví dụ như: hỗ trợ báo cáo và quản lý tiến độ, quản lý nhân công, quản lý tài chính kế toán,…
• Vì phần mềm là nơi lưu trữ mọi thông tin liên quan tới dự án. Vì thế, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm và sử dụng phần mềm có khả năng bao mật cao.
• Phần mềm đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và thiết bị di động giúp nhà quản trị quản lý tiến độ thực hiện dự án mọi lúc, mọi nơi.

Tiêu chí để lựa chọn phần mềm phù hợp
Có thể thấy, phần mềm quản lý dự án giúp nhà quản trị giám sát các hoạt động một cách tốt hơn và cũng giảm thời gian báo cáo. Vì thế, doanh nghiệp nên đầu tư nhiều hơn vào các phần mềm để tối ưu quá trình quản lý.

Dogoo.vn